سیستم فرهیخته

سامانه کاری دانش محور مقدمه : در عهد جدیدی که در آن هستیم ، دانش بصورت روز افزون بعنوان ارزشمندترین دارایی شناخته شده و لذا بسیاری از سازمانها و شرکتها سیستم مدیریت دانش را سرلوحه کار خود قرار داده اند . در متن زیر ، برگردان خلاصه شده ای از گزارش بکارگیری این سیستم در برخی از مراکز نظامی ایالات متحده آمریکا از قبیل مرکز تحقیق و توسعه مهندسی ارتش و بنگاه خدمات زیرساخت شبکه ای پنتاگون و مدرسه و مرکز آموزش جنگهای ویژه فورت براگ و فورت ائیوتیس تقدیم حضور عزیزان بزرگوار میکنم . جهت حفظ امانت نیز ، اصل متن انگلیسی گزارش و همچنین نشانی اینترنتی مربوطه در پاین درج شده است . * * * یک سیستم فرهیخته ، سامانه ای کاملا حرفه ای بوده که جریان داده ها و اطلاعات را بعنوان ورودی اختیار کرده و برونداد اصلی آن ، در واقع عصاره و جوهره اطلاعات ورودیست . این سامانه ، طرحی جدید با کارکرد ی کاملا رایانه ای بوده که به کارکنان فرهیخته جهت سازماندهی و بکار گیری اطلاعات دراجرای فعالیتهای کاری ، یاری میدهد . این سیستم کلیه روشها و فناوریها منطبق بر دستورالعملهای مدیریت ، جریان کار ، جداول زمانبندی ، بسته های نرم افزاری و پارامترهای اندازه گیری کار را بطور یکجا و در قالب یک محیط کامل پشتیبانی عملکرد مجتمع میکند . همچنین این سامانه به روش توزیع اطلاعات و با بکارگیری ابزارهای تمام خودکار و نرم افزارهای مختلف و با تکیه بر منابع و مستندات مورد نیاز ، جهت تکمیل وظایف کاری ، موجب افزایش بهره وری میشود فناوری سامانه یادشده : طرح جامع گروه افزاری بوده که میتواند در اجرای فرایندها و انجام تعاملات مابین گروههای کاری همکار با یکدیگر ، درکل سازمان و برای پشتیبانی مدیریت ماتریسی مورد استفاده قرار گیرد . در این سامانه ، کارکنان فرهیخته میتوانند عملکرد و وظابف کاری را برای خود و یا سایر کارکنان و حتی گروهی دیگر از کارکنان فرهیخته تعیین کنند . سیستم دانش محور، هماهنگیهای فی مابین گروههای کاری را جهت بازیافت یا بروز رسانی جداول و برنامه های زمانبندی اجرای فعالیتها و همچنین اولویت بخشی یا تکمیل به اطلاعات مربوط به وضعیت جاری ، ایجاد میکند علیرغم اینکه بسیاری از سازمانها با اثرات منفی ناشی از کاهش پول و کوچک شدن حجم سازمان دست به گریبان هستند ، مع الوصف همچنان مجبور به انجام همان فعالیتهای قبلی خود بوده و این در حالیست که هم تعداد کارمندان و هم میزان بودجه ( پول ) اجرای آن فعالیتها کاسته شده است . لذا اگر سازمانها همچنان بر اجرای ماموریت خود اصرار ورزند ، لاجرم نیروهای باقیمانده مجبور بوده که بسرعت به تغییر در حجم تقاضاها، پاسخ داده و خود را با شرایط جدید وفق دهند مشکلات : درصد بزرگی از نیروهای کاری شامل کارکنان فرهیخته بوده که بصورت معمول مسئولیت یا وظایفی شامل تعریف الزامات برای تکمیل اهداف ، تخصیص منایع ، تحلیل داده ، تهیه راهنما و جمع آوری و توزیع اطلاعات دارند . برای انجام موثر این وظایف ، کارکنان بایستی درک کاملی از موارد زیر را برای پشتیبانی از اجرای وظایف خود داشته باشند 1 - فرایندهای سازمانی 2 - توانائی دستیابی به منابع اطلاعاتی 3 - ابزارهای اتوماسیون 4 - وظایف تکراری 5 - زمان لازم جهت تمرکز در فرایند تصمیم سازی منافع مورد انتظار در پی استفرار یک چنین سیستمی : این سیستم ، سازمانها را در ادامه اجرای ماموریت خود در فرایند کسب و کار و در حالی که اهداف مورد نظرشان ، سطح بالاتری از کارائی را طلب میکند ، یاری میدهد بطوریکه سامانه دانش محور کارائی را بهبود میدهد ، یعنی فعالیتی با حجم یکسان ، در زمان کمتری به اتمام برسد اثربخشی را بهبود میدهد ، به افزایش سطح تخصص گرائی عقلانی در سازمان کمک میکند تمرکزسازمانی را بهبود میدهد ، بیشتر وقت سازمان به ماموریت و اساسیترین وظایف آن سازمان اختصاص یابد حذف بخشی از کار بکمک اتوماسیون دوباره کاریها را کاهش میدهد ، اندازه گیریهای بهره وری در سازمانهائی که به سیستم دانش محور تجهیز شده اند ، نشان میدهد که میزان کارآئی آنها تا پانزده در صد بهبود یافته و تخمینهای اولیه حاکی از آن است که حتی میتوان این میزان را تا دو برابر نیز ارتقاء داد